ทำไมการทำงานของคนญี่ปุ่นถึงขั้นตอนเยอะและละเอียด?

6,699

ญี่ปุ่น นอกจากจะขึ้นชื่อเรื่อง Service Mind ที่ยอดเยี่ยม การทำงานอย่างตั้งใจไม่มีย่อท้อแล้ว ชาวญี่ปุ่นยังเป็นชนชาติที่ละเอียด รอบคอบและทำงานแบบเนี๊ยบ ใส่ใจทุกอย่างมากๆ เลยค่ะ หากใครได้มีโอกาสทำงานร่วมกับคนญี่ปุ่น หรือบริษัทญี่ปุ่นในช่วงแรกๆ จะต้องรู้สึกถึงความละเอียดของทุกขั้นตอน ซึ่งอาจจะเยอะจนน่ารำคาญไปบ้าง แต่จริงๆ แล้วทุกการกระทำล้วนมีเหตุผลของมันเอง ซึ่งถ้าได้ฟังแล้ว อาจจะรู้สึกว่า อย่างนี้นี่เอง ก็เป็นได้นะคะ

  1. ทำทุกอย่างต้องแจ้งเป็นลายลักษณ์อักษร

no-translate-detected_1325-132

การทำงานของคนญี่ปุ่นนั้น ไม่ว่าจะทำอะไรส่วนใหญ่จะต้องแจ้งให้คนอื่นทราบเป็นลายลักษณ์อักษร แม้กระทั้งเรื่องเล็กๆ เช่น มีเอกสารที่ต้องเอาไปให้อีกแผนก ถ้าเป็นคนไทย อาจจะแค่เอาเอกสารไปวางไว้บนโต๊ะของคนนั้น พร้อมเขียนข้อความกำกับบนโพสอิทอะไรก็ว่ากันไป แต่ที่นี่จะทำแบบนั้นสุ่มสี่สุ่มห้าไม่ได้นะคะ หากต้องการจะฝากเอกสารหรือของไปให้ใคร หากเป็นเอกสารที่สำคัญ ถ้าไม่ให้ด้วยมือ ก็ต้องส่งด้วยเมล์เท่านั้น เพราะหากเราวางทิ้งไว้บนโต๊ะของเขาแบบนั้น ก็ไม่มีอะไรการันตีเลยว่า เขาได้รับแล้ว หากเอกสารหายไป หรือเขาแจ้งว่าไม่ได้รับขึ้นมา จะกลายเป็นความรับผิดชอบของเราเอง

ดังนั้น ที่ญี่ปุ่น การทำอะไร ไม่ว่าจะขั้นตอนไหนก็ตาม จำเป็นต้องเขียนอธิบายหรือ ส่งเมล์อธิบาย เพื่อเป็นหลักฐานว่า เราได้ส่งงานชิ้นนี้ต่อแล้ว และเป็นการยืนยันรายละเอียดงาน เพื่อที่คนที่เราฝากงานต่อ เขาจะได้ไม่มามั่วว่า เราไม่ได้ให้งานเขา เอาได้ นอกจากจะเป็นการเซฟตัวเองแล้ว ยังเป็นการทำให้งานราบรื่น เพราะถ้าเราเขียน เนื้องานที่ต้องการเป็นลายลักษณ์อักษรแล้ว สมาชิกร่วมโปรเจคทุกๆ คนก็จะเข้าใจตรงกัน มีเอกสารไว้อ้างอิง เพื่อไม่ให้งานผิดพลาด ดังนั้น การทำงานกับคนญี่ปุ่น เราจึงต้องจด ต้องเขียน ต้องเมล์เยอะมากๆ นั่นเอง

  1. การเซ็น หรือปั๊ม ขอบกระดาษสัญญาเพื่อกันการปลอมแปลงหรือแก้ไข

ที่ญี่ปุ่นนั้น เวลาเราจะเซ็นสัญญาอะไรก็ตาม หากสัญญามีความยาวเกิน 1 หน้ากระดาษ (ซึ่งก็คือเคสส่วนมาก) เค้าจะมีการเซ็น หรือปั๊มตราปั๊มลายเซ็นเอาไว้ ตรงจุดรอยต่อของกระดาษ หรือตรงท้ายสัญญาทุกๆ หน้า ตามภาพนี้เลยค่ะ

paper with logo

1.ถ้าสัญญามีแค่ 2-3 หน้า ก็จะใช้วิธีเซ็นข้างล่างของทุกๆ หน้าค่ะ เพื่อที่จะได้ไม่สามารถปลอมแปลงได้ ไม่สามารถปริ้นหน้ากระดาษอื่นแล้วเอามาสอดกลางได้นั่นเอง

2.ถ้าสัญญายาวหน่อย มีหลายหน้า ญี่ปุ่นจะใช้การเข้าเล่มด้วยเทปกระดาษเรียกว่าการทำ Seihon (製本) เหมือนเวลาเราส่งรายงานสมัยเรียนที่ใช้เทปแปะเอา แต่นี่เป็นเทปกระดาษที่เขียนทับได้ จะทำมาเป็นขนาดเท่ากับ A4 เลย เป็นเทปแบบรูปด้านล่าง ดึงสติกเกอร์ออกทีละครึ่งแล้วก็ติดได้เลย สะดวกมากมายค่ะ

IMG_6769 copy

หลังจากแปะเทปเข้าเล่มแล้ว ก็จะเซ็น หรือปั๊มตราตรงขอบระหว่างเทปกับกระดาษ เพื่อให้ไม่สามารถแยกออกจากกัน เพื่อการปลอมแปลงหรือแก้ไขได้ เพราะถ้าแกะเทป ไม่มีทางที่จะแปะกลับไปได้โดยที่ไม่ทำให้ตราปั๊มหรือลายเซ็นเสียหาย ซึ่งแม้ขั้นตอนจะฟังดูมากมายและละเอียดเว่อร์ แต่ทั้งหมดก็เพื่อความปลอดภัยนั่นเอง

  1. การขออนุมัติทุกสิ่งอย่างจากหัวหน้าแบบไม่มีวันจบสิ้น

no-translate-detected_1325-173

อันนี้น่าจะเป็นข้อที่ทุกคนสงสัยกันมากที่สุด เพราะถ้าได้ทำงานในบริษัทญี่ปุ่นมาก่อน จะรู้เลยว่า ไม่ว่าจะทำอะไร ต้องการอะไร ก็จะต้องขออนุมัติจากหัวหน้าซะก่อน แม้จะเป็นเรื่องเล็กเรื่องน้อยขนาดไหนก็ตาม ถ้าให้พูดกันถึงสาเหตุเบี้องลึกเลยก็ น่าจะมาจากการจ้างงานของญี่ปุ่นที่ไม่เหมือนกับประเทศอื่นๆ เป็นการคัดคนจากชื่อมหาลัย บุคลิกภาพ นิสัย และกิจกรรมนอกเวลามากกว่าจะมานั่งดูว่าเรียนคณะอะไรมา ซึ่งจากการคัดคนแบบนี้ ทำให้คนส่วนใหญ่เข้าไปทำงานแล้วก็โดนจับไปอยู่ในแผนกที่บริษัทคิดว่า “น่าจะ” เหมาะกับคนนั้น (หรือบริษัทกำลังขาดคนในตำแหน่งนั้น) ซึ่งไม่ว่าคุณจะจบอะไรมา บริษัทก็จะเทคุณไปอยู่ที่แผนกไม่ได้เกี่ยวข้องเลย เช่น คุณอาจเป็นเด็กคณะบริหารการตลาด หรือเรียนคณะอักษรมา แต่คุณโดนบริษัทให้ทำงานในแผนกดูแลระบบ IT ซึ่งคุณก็ไม่ได้รู้อะไรซักกะอย่าง ดังนั้นหัวหน้าจะต้องคอยสอนงาน คอยอธิบาย คอยเช็คสิ่งที่คุณทำทุกขั้นทุกตอน เพราะนอกจากคุณจะไม่รู้อะไรเลยเกี่ยวกับงานที่ทำแล้ว คุณก็ยังเป็นความรับผิดชอบของหัวหน้า ถ้าคุณพลาด คนรับผิดคือเขา แถมถ้าเขาปล่อยงานผิดๆ ของคุณออกไปให้ลูกค้า ก็ยังทำให้เสียชื่อองค์กรอีกด้วย ด้วยเหตุนี้ หัวหน้าญี่ปุ่นจึงมีความย้ำคิดย้ำทำ ทุกอย่างต้องเช็ค ต้องอนุมัตินั่นเอง

หวังว่าบทความนี้ จะทำให้ทุกคนเข้าใจการทำงานแบบญี่ปุ่นกันมากขึ้นนะคะ หลายๆ อย่างถ้าคิดดูดีๆ แล้วมีเหตุผลทั้งนั้น ขึ้นอยู่กับว่าเราจะเข้าใจมันหรือเปล่า พบกันใหม่ บทความหน้าค่ะ

ติดตามอัพเดทเรื่องเครื่องสำอาง รวมทั้งเรื่องราวสนุกๆ ของการใช้ชีวิตในญี่ปุ่นของนัทได้ที่เพจ Natsu's Nikki นะคะ^^admin-natsu